Wareneingang prüfen: Soll-Ist-Abgleich mit Bestellung und Lieferschein

Beim Wareneingang treffen drei Belege aufeinander, und jeder beantwortet eine andere Frage. Die Bestellung sagt, was Sie gekauft haben. Der Lieferschein sagt, was der Lieferant nach eigener Angabe verschickt hat. Die Rechnung sagt, was Sie bezahlen sollen. Das eigentliche Soll ist die Bestellung, nicht der Lieferschein: Wer nur gegen den Lieferschein zählt, übernimmt die Fehler des Lieferanten ungeprüft.

Das Ist ist das, was Sie selbst zählen. Ein sauberer Wareneingang vergleicht deshalb zweimal: Bestellung gegen Lieferschein (hat der Lieferant geschickt, was Sie bestellt haben?) und Lieferschein gegen Zählung (ist angekommen, was er geschickt haben will?). Erst danach kommt die Rechnung dran.

Legen Sie die erwartete Lieferung an, bevor die Ware kommt: Lieferant, Bestellnummer des Lieferanten, jede Position mit Artikel und bestellter Menge. Achten Sie auf die Einheit. Bestellen Sie zehn Kartons zu je zwölf Stück, ist das Soll 120 Stück, nicht 10. Verwechselte Einheiten sind einer der häufigsten Gründe für scheinbare Abweichungen.

Kennt Ihr Lieferant andere Artikelnummern als Ihr Shop, halten Sie die Zuordnung einmal fest. Sonst sucht beim Auspacken jemand, welcher „Becher klar 300“ zu welchem Artikel im Shop gehört, und bucht im Zweifel auf den falschen.

Die erste Prüfung findet statt, solange der Fahrer noch da ist. Zählen Sie die Packstücke gegen den Frachtbrief oder die Sendungsliste und sehen Sie sich jedes Packstück von außen an: eingedrückte Ecken, nasse Stellen, aufgerissenes Klebeband. Fehlt ein Packstück oder ist eines sichtbar beschädigt, vermerken Sie das auf dem Ablieferbeleg, bevor Sie unterschreiben, und machen Sie Fotos.

Eine Unterschrift ohne Vermerk heißt nicht, dass Sie alle Rechte verlieren. Sie macht es aber deutlich schwerer, später zu belegen, dass der Schaden schon bei der Ablieferung bestand. Der Inhalt wird an der Tür nicht geprüft, dafür reicht die Zeit selten.

Den eigentlichen Abgleich machen Sie zeitnah am Packtisch, nicht irgendwann in der Woche. Arbeiten Sie Position für Position und schreiben Sie jedes Ergebnis sofort auf.

Jede Abweichung braucht dieselben Angaben, damit sie später nachvollziehbar ist: Position, Soll, Ist, Art der Abweichung, Datum, wer gezählt hat, und ein Foto. Was nicht notiert ist, lässt sich gegenüber dem Lieferanten kaum belegen.

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Bestellt sind 120 Becher (10 Kartons zu 12), 120 Deckel (10 Kartons zu 12) und 500 Strohhalme (10 Packungen zu 50). Der Lieferschein nennt genau diese Mengen.

Gezählt wird: Bei den Bechern sind es 9 Kartons, also 108 Stück, davon 3 gebrochen. Das sind 12 zu wenig und 3 beschädigt, verkaufsfähig bleiben 105. Bei den Deckeln sind es 11 Kartons, also 132 Stück und damit 12 zu viel. Bei den Strohhalmen sind es 10 Packungen; eine davon wird stichprobenhaft ausgezählt und enthält 50 Stück. Diese Position ist korrekt.

Daraus folgt, was Sie buchen und melden. Die Rechnung prüfen Sie anschließend gegen diese Zahlen, nicht gegen den Lieferschein.

Der Wareneingang ist der richtige Zeitpunkt, den Einkaufspreis festzuhalten, und zwar je Lieferposition, netto je Stück. Ein einziger Preis am Produkt veraltet mit der nächsten Lieferung. Mit dem Preis je Lieferung sehen Sie später den letzten und den durchschnittlichen Einkaufspreis und können Preiserhöhungen eines Lieferanten erkennen.

Rechnen Sie dabei mit Stück, nicht mit Kartons, und mit dem, was Sie tatsächlich bezahlen. Im Beispiel oben gilt: Zahlen Sie trotz Bruch und Fehlmenge alle 120 Becher, verteilen sich die Kosten auf 105 verkaufsfähige Stück. Der echte Einkaufspreis liegt dann um rund 14 Prozent über dem Rechnungspreis je Stück (120 ÷ 105 ≈ 1,14). Genau deshalb lohnt sich die Gutschrift auch bei kleinen Mengen.

Die Rechnung kommt oft erst Tage nach der Ware. Buchen Sie die Ware trotzdem sofort ein und tragen Sie den Preis nach, sobald die Rechnung da ist. Ware, die tagelang unausgepackt herumsteht, weil die Rechnung fehlt, fehlt so lange im Shop.

Sind Sie und Ihr Lieferant Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs, ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft. Dann gilt § 377 HGB: Der Käufer muss die Ware unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen, soweit das nach ordnungsmäßigem Geschäftsgang tunlich ist, und einen Mangel dem Verkäufer unverzüglich anzeigen. Unterlässt er die Anzeige, gilt die Ware als genehmigt, es sei denn, der Mangel war bei der Untersuchung nicht erkennbar. Zeigt sich ein solcher versteckter Mangel später, muss die Anzeige unverzüglich nach der Entdeckung erfolgen.

Nicht jeder Händler ist Kaufmann im Sinne des HGB. Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt oder im Handelsregister eingetragen ist (§§ 1, 2 HGB). Ein Kleingewerbe, das nach Art und Umfang keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert und nicht eingetragen ist, fällt nicht darunter, dann gilt § 377 HGB für Ihren Einkauf nicht. Ob das auf Sie zutrifft, klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater oder einem Anwalt. Zeitnah prüfen und melden lohnt sich in jedem Fall, weil Sie den Zustand bei Ablieferung sonst kaum noch belegen können.

Eine feste Frist in Tagen nennt das Gesetz nicht. „Unverzüglich“ heißt nach § 121 BGB „ohne schuldhaftes Zögern“. Für die Praxis heißt das: Prüfen Sie zeitnah und melden Sie Abweichungen sofort, nicht gesammelt am Monatsende. Laut § 377 Abs. 4 HGB genügt es, die Anzeige fristgemäß abzusenden. Eine schriftliche Meldung per E-Mail mit Fotos ist deshalb auch Ihr Nachweis. Ihr Vertrag oder die Bedingungen des Lieferanten können Abweichendes regeln. Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung.

Die meisten Probleme im Wareneingang entstehen nicht beim Zählen, sondern davor oder danach: