Überverkauf vermeiden, wenn Sie auf Shopify, Amazon, eBay und Otto verkaufen

Ein Überverkauf heißt: Zwei Käufer haben dasselbe Stück bezahlt, im Regal liegt aber nur eins. Bei einem einzigen Shop schützt die Bestandsverfolgung des Shopsystems recht zuverlässig davor. Sobald Marktplätze dazukommen, gibt es für dieselbe Ware mehrere Angebote, und jedes hat seine eigene Menge. Diese Mengen müssen Sie gleich halten, und genau dabei entstehen die Lücken.

In der Praxis gehen fast alle Fälle auf eine von vier Ursachen zurück:

Die wichtigste Entscheidung ist, wo die Menge einer Ware festgelegt wird. Es darf nur einen Ort geben. Alle anderen Stellen bekommen die Menge von dort gemeldet und werden nie von Hand geändert. Ob dieser Ort Ihr Shopify-Shop ist, eine Lagersoftware oder ein anderes System, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass jede Buchung dort landet: Wareneingang, Versand, Retoure, Bruch, Inventurkorrektur.

Viele Händler nutzen den Shopify-Shop als Mitte und verbinden die Marktplätze über Apps. Die App übernimmt die Menge aus dem Shop und meldet sie an den Marktplatz, und Bestellungen vom Marktplatz kommen über dieselbe App in den Shop. Das funktioniert, solange niemand auf dem Marktplatz selbst Mengen ändert. Eine Korrektur direkt im Verkäuferkonto wird beim nächsten Abgleich überschrieben oder, schlimmer, sie bleibt stehen und weicht ab.

Der Regalbestand ist nicht die Zahl, die Sie melden sollten. Zwischen Bestellung und Versand liegen Stunden, am Wochenende auch Tage. In dieser Zeit liegt die Ware noch im Regal, gehört aber schon einem Käufer. Melden Sie den Regalbestand, bieten Sie sie ein zweites Mal an.

Die gemeldete Menge ist deshalb: Bestand im Regal minus Ware in offenen, noch nicht versendeten Bestellungen aus jedem Verkaufsweg, abgerundet auf ganze Stück und nie unter 0. Sobald eine Bestellung versendet und abgebucht ist, zählt sie nicht mehr als offen, sonst ziehen Sie sie doppelt ab.

Ist Ihr Shopify-Shop die Mitte, erledigt Shopify diesen Abzug für Bestellungen im Shop bereits selbst. Laut Shopify-Hilfe gilt Ware in noch nicht erfüllten Bestellungen als „Zugesagt“ und ist in „Verfügbar“ nicht mehr enthalten. Übernimmt eine Marktplatz-App diese Zahl, ziehen Sie offene Bestellungen nicht noch einmal ab; welche Zahl die App liest, steht in ihrer Doku.

Ein Sonderfall sind Bestände an einem anderen Ort, etwa bei einem Fulfillment-Dienstleister oder im Lager eines Marktplatzes. Diese Ware ist ein eigener Bestand und darf nicht zu Ihrem Regal addiert werden, sonst melden Sie Stücke, die Sie selbst gar nicht versenden können.

Selbst wenn die Zahl im führenden System richtig ist, kommt sie nicht sofort auf dem Marktplatz an. Jede App, die Shop und Marktplatz verbindet, arbeitet nach ihrem eigenen Takt: manche übernehmen Änderungen innerhalb weniger Minuten, andere in festen Abständen.

Diese Lücke lässt sich verkleinern, aber nicht schließen. Verkauft sich das letzte Stück im Shop, kann ein Käufer auf dem Marktplatz es in den folgenden Minuten noch bestellen.

Ein Puffer heißt: Sie melden an die Marktplätze etwas weniger, als frei ist. Die letzten Stücke bleiben dem eigenen Shop vorbehalten, wo ein Verkauf ohne Verzögerung abgebucht wird. Ein Puffer verkleinert die Lücke aus dem Takt der Apps, kostet aber Verkäufe: Solange die letzten Stücke im Puffer liegen, ist der Artikel auf dem Marktplatz ausverkauft.

Ob sich das lohnt, hängt von zwei Fragen ab. Wie teuer ist ein Storno auf diesem Marktplatz (dazu unten mehr)? Und wie oft verkauft sich die Ware in der Zeit, die eine Änderung braucht? Bei Ware, die sich wenige Male pro Woche verkauft, ist das Risiko klein, und ein Puffer verschenkt mehr, als er schützt. Bei Ware, die sich in einer Stunde mehrfach verkauft, und bei Einzelstücken ist ein Puffer von ein oder zwei Stück oft sinnvoll.

Beispielrechnung (frei gewählte Zahlen): Im Regal liegen 40 Dosen Tee. Sechs Dosen stecken in offenen Bestellungen, frei sind also 34. Mit einem Puffer von zwei Stück melden Sie an die Marktplätze 32, an den eigenen Shop 34. Liegen nur noch zwei Dosen frei, melden Sie an die Marktplätze 0, der Shop verkauft die beiden letzten. Ohne Puffer würden beide Wege 34 melden, und die letzten Stücke könnten zweimal verkauft werden, wenn eine App die neue Menge erst später übernimmt.

Wo Sie den Puffer einstellen, hängt vom Aufbau ab. Ist der Shopify-Shop die Mitte, kann der Shop selbst nicht für die Marktplätze weniger melden als für sich, denn die Apps übernehmen seine Menge. Der Puffer gehört dann in die Mengen- oder Bestandseinstellungen der jeweiligen Marktplatz-App. Sehen Sie in deren Doku nach, ob sie einen festen Abzug oder eine Höchstmenge je Artikel erlaubt. Bietet sie das nicht, lässt sich ein Puffer nur im führenden System setzen, wenn es die Menge je Verkaufsweg getrennt meldet.

Ist Ihr Shopify-Shop die Mitte, hängt alles an zwei Einstellungen je Variante. Erstens muss die Bestandsverfolgung eingeschaltet sein. Laut Shopify-Hilfe gilt ein Artikel nur dann als ausverkauft, wenn sein Bestand verfolgt wird und bei null oder darunter steht. Ohne Verfolgung ist er für den Shop nie ausverkauft.

Zweitens lässt sich je Produkt oder Variante „Weiterverkaufen, wenn nicht vorrätig“ einschalten. Das ist für Vorbestellungen gedacht. Bleibt es versehentlich an, verkauft der Shop über null hinaus, und je nach App übernimmt der Marktplatz eine Menge, die es nicht gibt. Gehen Sie beide Einstellungen einmal für das ganze Sortiment durch, am besten über eine Export-Datei, und danach für jeden neu angelegten Artikel.

Ist ein Stück zweimal verkauft, bleibt meist nur das Storno einer Bestellung. Im eigenen Shop ist das ärgerlich, aber eine Sache zwischen Ihnen und dem Käufer. Auf Marktplätzen wird es gezählt. eBay etwa wertet es in seinem Grundsatz zu Verkäuferstandards auf ebay.de als Transaktionsmangel, wenn der Verkäufer einen Kauf unerwartet abbricht, ausdrücklich auch, weil der Artikel nicht mehr vorrätig war oder an eine andere Person verkauft wurde. Auch andere Marktplätze führen Kennzahlen zu Stornos durch den Verkäufer; die genauen Regeln stehen in den Richtlinien des jeweiligen Marktplatzes.

Dazu kommen Nachricht, Erstattung, unter Umständen eine schlechte Bewertung und die Suche nach der Bestellung, die storniert werden soll. Legen Sie dafür eine feste Regel fest:

Einmal eingerichtet, braucht der Abgleich wenig Pflege. Diese Punkte sollten Sie trotzdem regelmäßig ansehen, am besten jede Woche zur selben Zeit: