Warum stimmt mein Shopify-Bestand nicht? 7 Ursachen und wie Sie sie finden

Bevor Sie raten, lesen Sie nach. Shopify hält für jede Variante und jeden Standort fest, wann sich die Menge geändert hat, um wie viel und durch wen: eine Bestellung, eine App, ein Import oder eine Änderung von Hand. Diesen Verlauf finden Sie im Admin unter Produkte → Bestand, dort in der Zeile der Variante über „Verlauf anzeigen“ (je nach Sprache „Bestandsverlauf“ oder „Inventory history“).

Suchen Sie die letzte Änderung, die nicht zu einer Bestellung oder zu einem Wareneingang gehört, und notieren Sie, welche App oder welcher Nutzer sie geschrieben hat. Mit dieser Information lässt sich fast jeder der folgenden sieben Fälle in Minuten zuordnen.

Symptom: Der Artikel ist bestellt, aber noch nicht versendet, und Shopify zeigt entweder noch die volle Menge oder schon zwei Stück weniger als erwartet.

Shopify unterscheidet in der Bestandsansicht „Vorrätig“, „Zugesagt“ und „Verfügbar“. Ware in noch nicht erfüllten Bestellungen gilt als zugesagt und ist in „Verfügbar“ nicht mehr enthalten, in „Vorrätig“ aber schon. Doppelt abgezogen wird, wenn eine Lagersoftware offene Bestellungen selbst abzieht und das Ergebnis als „Vorrätig“ schreibt: Shopify zieht die zugesagte Ware dann noch einmal ab. Schreibt die Software dieselbe Zahl als „Verfügbar“, stimmt sie, weil Shopify „Verfügbar“ nicht noch einmal um „Zugesagt“ kürzt. Gar nicht abgezogen wird, wenn die Software die Regalmenge als „Verfügbar“ schreibt, oder wenn Sie beim Vergleich nur auf „Vorrätig“ schauen.

Symptom: Shopify zeigt minus drei. Oder umgekehrt: Der Artikel ist laut Regal ausverkauft, wird aber weiter bestellt.

Laut Shopify-Hilfe gilt ein Artikel nur dann als ausverkauft, wenn sein Bestand verfolgt wird und bei null oder darunter liegt. Ist die Verfolgung aus, ist er nie ausverkauft. Ist „Weiterverkaufen, wenn nicht vorrätig“ eingeschaltet, verkauft der Shop über null hinaus, und die Menge wird negativ. Eine angebundene Software meldet danach oft wieder 0, weil sie nie unter 0 meldet; die Bestellungen, die ins Minus geführt haben, bleiben trotzdem offen.

Symptom: Die Summe über alle Standorte wirkt richtig, aber ein Standort zeigt 0 und ein anderer die ganze Menge, oder ein Standort zeigt die alte Zahl, obwohl die Software längst gemeldet hat.

Jede Variante hat in Shopify je Standort eine eigene Menge. Eine angebundene Software schreibt in der Regel an genau einen Standort. Ist im Shop ein zweiter Standort aktiv, etwa ein alter Ladenstandort oder ein Fulfillment-Dienstleister, bleibt dessen Menge stehen, wie sie ist, und der Shop verkauft weiter daraus. Verkaufskanäle wie TikTok Shop lesen zudem nur die Standorte, die ihnen zugeordnet sind.

Symptom: Das Set ist in Shopify noch zehnmal verfügbar, obwohl eine der Sorten im Regal leer ist. Oder das Set steht auf 0, obwohl alle Sorten da sind.

Ein Set liegt nicht im Regal, es wird aus Einzelsorten gepackt. Hat die Variante des Sets in Shopify eine eigene, von Hand gepflegte Menge, hängt sie an keiner Sorte. Stücklisten-Apps, etwa Billbee, rechnen die Set-Menge aus den Komponenten, aber nur, wenn jede Komponente der Shopify-Variante zugeordnet ist. Eine Komponente ohne Zuordnung zählt nicht, und die Set-Menge bleibt stehen oder springt auf 0. Wie die Rechnung geht, steht im Ratgeber „Bestand von Bundles und Sets richtig berechnen“.

Symptom: Über Nacht oder nach einer neuen Verknüpfung stehen mehrere Varianten auf 0, die vorher Bestand hatten. Im Bestandsverlauf steht dieselbe App in jeder Zeile.

Ein führendes System meldet seine Zahl an Shopify, und für eine Ware, die es nicht kennt oder deren Menge es noch nicht hat, ist diese Zahl 0. Das passiert nach dem Verknüpfen neuer Varianten, nach einem Import ohne Mengen oder wenn die Software eine Variante zwei Produkten zuordnet und eins davon leer ist. Der Abgleich hat dann nichts kaputt gemacht, er hat ehrlich gemeldet, was er wusste.

Symptom: Eine Variante ist richtig, eine zweite mit fast demselben Namen zeigt 0 oder eine alte Menge, und über einen Marktplatz kommen trotzdem Bestellungen für die zweite herein.

Doppelte Varianten entstehen beim Import aus einer zweiten App, beim Anlegen eines Marktplatzangebots ohne Verknüpfung oder beim Kopieren eines Produkts. Nur eine der beiden ist mit dem Lager verbunden; die andere behält ihre Menge und verkauft weiter. Der gleiche Name ist dabei kein Beleg für dieselbe Ware. Zwei Produkte können gleich heißen und trotzdem verschiedene Sortimente oder Packungsgrößen sein.

Symptom: Die Menge ändert sich „von selbst“, springt zwischen zwei Werten hin und her oder wird minutenlang nach einer Buchung wieder auf den alten Stand gesetzt.

Zwei Apps, die beide an Shopify melden, überschreiben sich gegenseitig. Dasselbe passiert, wenn jemand im Admin von Hand ändert und die Lagersoftware beim nächsten Takt ihre Zahl zurückschreibt. Dazu kommt die Verzögerung: Eine Software meldet nicht sofort, sondern in ihrem Takt, oft alle paar Minuten. In dieser Lücke kann der Admin eine Zahl zeigen, die gleich wieder überschrieben wird.

Die sieben Ursachen schließen sich nicht aus, oft wirken zwei zusammen. Gehen Sie nach Aufwand vor: Erst der Bestandsverlauf, dann die Einstellungen der Variante, dann die Standorte, zuletzt die Apps.

Erst wenn die Ursache steht, die Menge korrigieren. Wer zuerst korrigiert, sieht am nächsten Tag dieselbe Abweichung wieder.