Mystery-Boxen planen: Sortenpool, Regeln und Bestand

Ein Set hat eine feste Stückliste: zweimal Sorte A, einmal Sorte B. Wie viele Sets gehen, ergibt sich aus der knappsten Zeile. Eine Mystery-Box dagegen zieht aus einem Pool. Welche Sorte in einer bestimmten Box landet, entscheidet sich erst beim Packen. Das macht die Box flexibel, weil eine leere Sorte einfach durch eine andere ersetzt wird, aber es macht die Planung anspruchsvoller.

Für das Lager heißt das: Die Box-Menge hängt nicht an einer einzelnen Sorte, sondern an der Summe des Pools und an den Regeln, die Sie der Box geben. Ohne Regeln rechnet jeder Pool großzügig, mit Regeln wird es ehrlich. Wie stark die Regeln die Menge drücken, zeigt das Rechenbeispiel weiter unten.

Der Pool ist die Liste aller Sorten, die in die Box dürfen. Nehmen Sie nur auf, was Sie wirklich verschicken wollen: Sorten mit kurzer Haltbarkeit, Restposten, die nicht zum Versprechen der Box passen, oder Ware, die Sie gerade einzeln stark verkaufen, gehören eher nicht hinein.

Achten Sie auf die Breite des Pools. Sollen in eine Box vier verschiedene Sorten, braucht der Pool mindestens vier Sorten mit Bestand, besser deutlich mehr. Ist der Pool zu schmal, wird jede Box gleich, und die Box-Menge bricht ein, sobald eine Sorte leer ist.

Drei Regeln bestimmen fast jede Mystery-Box. Schreiben Sie sie auf, bevor die Box in den Shop geht, und halten Sie sie beim Packen ein. Eine Regel, die nur im Kopf der Packkraft existiert, gilt beim nächsten Personalwechsel nicht mehr.

Die naheliegende Rechnung lautet: Gesamtbestand des Pools geteilt durch Artikel je Box. Sie ist nur dann richtig, wenn es keine Obergrenze gibt. Mit Obergrenze trägt eine Sorte zu n Boxen höchstens n × Obergrenze Stück bei, egal wie viel davon im Regal liegt. Große Bestände einer einzelnen Sorte helfen dann nicht mehr.

Die Frage lautet deshalb: Reicht der Pool für n Boxen? Für jede Sorte nehmen Sie das Kleinere aus Bestand und Obergrenze mal n. Die Summe muss mindestens n mal Artikel je Box ergeben, und jeder garantierte Artikel muss für sich genug Bestand für n Boxen haben. Die größte Zahl n, für die das gilt, ist Ihre Kapazität. Probieren Sie verschiedene n aus, beginnend bei der naheliegenden Rechnung, und gehen Sie nach unten, bis die Bedingung erfüllt ist.

Ziehen Sie vor der Rechnung offene, noch nicht versendete Bestellungen ab, auch die Einzelverkäufe der Pool-Sorten. Die Box teilt sich ihren Bestand mit dem Einzelartikel, und zweimal verkaufen lässt sich dieselbe Ware nicht.

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Eine Snack-Box enthält vier Artikel, keine Sorte doppelt. Sorte A ist garantiert und liegt in jeder Box. Im Lager liegen von A 30 Stück, von B 40, von C 25, von D 12 und von E 8. Zusammen sind das 115 Stück.

Die naheliegende Rechnung ergibt 115 geteilt durch 4, abgerundet 28 Boxen. Mit der Obergrenze 1 sieht es anders aus: Für 28 Boxen trügen A und B je 28 Stück bei, C seine 25, D seine 12 und E seine 8. Das sind 101 Stück, gebraucht werden 112. Die Prüfung für 20 und 21 Boxen:

Das Ergebnis ist 20 Boxen, nicht 28. Wer 28 anbietet, verkauft 8 Boxen, die sich nur mit doppelten Sorten packen lassen, also gegen die eigene Regel. Nach 20 Boxen liegen noch 10 Stück A, 20 Stück B und 5 Stück C im Regal. Die Box ist ausverkauft, obwohl Ware da ist. Mehr Bestand von A oder B hilft hier nicht, beide schöpfen die Obergrenze schon aus. Mehr Boxen bringen nur Nachschub der knappen Sorten D und E oder eine weitere Sorte im Pool: Schon ein Stück mehr von D oder E reicht für die 21. Box.

Manche Boxen haben gar keinen festen Pool, sondern einen Warenwert: Die Box soll Ware im Wert einer bestimmten Stufe enthalten, zusammengestellt von Hand, oft passend zum Käufer oder zur Saison. Hier ersetzt das Budget die Stückliste. Rechnen Sie den Warenwert immer mit derselben Grundlage, etwa dem Verkaufspreis, und legen Sie diese Grundlage schriftlich fest.

Bewährt haben sich drei Werte je Stufe: ein Ziel, eine weiche Grenze, ab der die Packkraft nachfragen soll, und eine harte Grenze, über die keine Box hinausgehen darf. Ohne harte Grenze wachsen solche Boxen mit der Zeit, weil niemand eine Box zu knapp packen möchte.

Der wichtigste Punkt ist die Buchung. Eine Box nach Warenwert hat keine Stückliste, die beim Versand abgebucht werden könnte. Wird ihr Inhalt nicht Artikel für Artikel erfasst, verlässt Ware das Lager, ohne gebucht zu werden. Deshalb gilt: Eine solche Box geht erst raus, wenn ihr Inhalt erfasst und die Box als fertig markiert ist.

Bei jeder Mystery-Box entscheidet sich der Inhalt beim Packen. Abgebucht werden muss deshalb die Sorte, die tatsächlich in der Box liegt, nicht eine Sorte aus einer Vorlage. Am zuverlässigsten ist das, wenn jede Sorte beim Einlegen gescannt wird. Wird stattdessen nach Gefühl oder nach einer Standardliste gebucht, stimmt nach einigen Wochen weder der Bestand der Pool-Sorten noch die angebotene Box-Menge.

Planen Sie auch Teilstornos: Wird eine von zwei bestellten Boxen storniert, nachdem schon gepackt wurde, muss jemand entscheiden, welche Box entfällt, und deren Inhalt zurück ins Regal buchen.

Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung. Zwei Punkte sind bei Mystery-Boxen im Versandhandel aber regelmäßig Thema. Erstens gilt beim Verkauf an Verbraucher auch bei einer Überraschungsbox grundsätzlich das Widerrufsrecht für Fernabsatzverträge nach § 312g Abs. 1 BGB; beim Verkauf an Unternehmer gilt es nicht. Dass der Inhalt vorher unbekannt war, ändert daran nichts, und Ihre Planung sollte Rücksendungen einrechnen. § 312g Abs. 2 BGB nennt Ausnahmen, etwa Waren, die schnell verderben können, oder versiegelte Hygieneware, deren Versiegelung nach der Lieferung entfernt wurde. Ob eine Ausnahme für Ihre Box greift, klären Sie mit einer Fachberatung.

Zweitens müssen bei vorverpackten Lebensmitteln im Fernabsatz die verpflichtenden Angaben nach Art. 14 der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 schon vor dem Kauf verfügbar sein und bei der Lieferung vorliegen. Bei einer Box mit wechselndem Inhalt ist das nicht trivial. Klären Sie mit einer Fachberatung, wie Sie die Angaben für alle Pool-Sorten bereitstellen.

Die meisten Probleme entstehen nicht beim Packen, sondern in der Planung davor. Diese Fehler treten am häufigsten auf:

Ob einer dieser Fehler bei Ihnen vorliegt, zeigt ein kurzer Abgleich von Hand: