Inventur im kleinen Versandlager: Vorbereitung, Zählen, Abweichungen prüfen

Nach § 240 Abs. 2 HGB stellt jeder Kaufmann für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs ein Inventar auf, also ein Verzeichnis seiner Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert. Für die Ware im Lager heißt das in der Regel: zählen. Ob und in welcher Form diese Pflicht für Ihr Unternehmen gilt, etwa ob Sie als kleiner Einzelkaufmann nach § 241a HGB befreit sind, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung, sondern eine Anleitung für die Zählung selbst.

Die Stichtagsinventur ist die bekannteste Form: Am letzten Tag des Geschäftsjahrs oder zeitnah dazu wird alles gezählt. § 241 Abs. 3 HGB erlaubt außerdem einen Stichtag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahrs, wenn der Bestand zum Bilanzstichtag ordnungsgemäß fortgeschrieben oder zurückgerechnet wird. Für Versandhändler mit Weihnachtsgeschäft ist das oft der entscheidende Punkt: Gezählt wird im ruhigen Januar statt am 31. Dezember.

Bei der permanenten Inventur nach § 241 Abs. 2 HGB entfällt die körperliche Zählung zum Stichtag, soweit ein ordnungsgemäßes Verfahren den Bestand auch ohne sie sicher feststellt. In der Praxis heißt das: Jeder Zu- und Abgang wird gebucht, und jeder Artikel wird im Laufe des Jahres mindestens einmal gezählt und abgeglichen. Das setzt eine Bestandsführung voraus, die jede Bewegung nachvollziehbar festhält, keine Tabelle, die einmal im Monat gepflegt wird.

Ein kleines Lager mit einigen hundert Artikeln lässt sich an einem Tag zählen, wenn vorher aufgeräumt ist. Was am Zähltag liegen bleibt, weil niemand weiß, wohin es gehört, kostet am Ende die meiste Zeit. Planen Sie die Vorbereitung deshalb eine Woche vorher.

Mit einem Handscanner scannen Sie jedes Stück oder scannen einmal und tippen die Menge ein. Einzelscans sind langsamer, vermeiden aber Tippfehler und eignen sich für kleine Mengen. Bei vollen Kartons ist es schneller, den Karton zu öffnen, die Stückzahl je Karton zu prüfen und dann die Menge einzugeben. Ein Handscanner arbeitet wie eine Tastatur: Er tippt den Barcode in das gerade aktive Feld. Deshalb funktioniert er in jedem Browser, auf dem Rechner wie auf Handy oder Tablet.

Zählzettel auf Papier sind nicht veraltet. Sie funktionieren ohne Netz, lassen sich auf mehrere Personen aufteilen und dienen später als Beleg. Wichtig ist ein Zettel ohne vorgedruckte Sollmenge für die Erstzählung: Wer die Systemzahl sieht, zählt unbewusst auf sie hin. Beim gezielten Nachzählen dagegen hilft die Systemzahl, weil sie zeigt, wonach Sie suchen.

Im Versandhandel lässt sich der Shop selten für einen ganzen Tag schließen. Bestellungen, die während der Zählung eingehen, sind kein Problem, solange klar ist, ob ihre Ware vor oder nach der Zählung das Regal verlassen hat. Schwierig wird es, wenn jemand während der Zählung packt und niemand weiß, ob die Dose schon mitgezählt war.

Die einfachste Regel: Während ein Bereich gezählt wird, wird aus ihm nicht gepackt. Bestellungen bleiben bis nach der Zählung liegen oder werden vorher fertig gepackt und abgebucht. Ist beides nicht möglich, notieren Sie jede Entnahme während der Zählung mit Artikel, Menge und Uhrzeit und gleichen sie vor dem Buchen der Differenzen ab.

Ebenso wichtig ist die Grenze bei bereits gepackten Paketen. Ein Paket, das fertig auf dem Versandtisch liegt und schon abgebucht ist, gehört nicht mehr zum Bestand. Wird es trotzdem gezählt, entsteht ein Plus, das beim Abholen wieder verschwindet.

Nach der Zählung vergleichen Sie die gezählte Menge mit dem Bestand im System. Buchen Sie die Differenzen nicht sofort. Sortieren Sie sie nach Größe und prüfen Sie die großen zuerst: Eine Differenz von 40 Stück bei einer Sorte ist meist kein Schwund, sondern ein Fehler bei Zählung, Lagerplatz oder Buchung.

Typische Ursachen sind vertauschte Varianten, ein zweiter Lagerplatz, der nicht mitgezählt wurde, ein Wareneingang, der doppelt oder gar nicht gebucht ist, und Sets, bei deren Versand das Set statt der Einzelsorten abgebucht wurde. Achten Sie auf Paare: Fehlen 12 Stück bei einer Sorte und sind bei der Nachbarsorte 12 Stück zu viel, wurde fast sicher vertauscht.

Ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung: Laut System liegen 80 Gläser Erdbeermarmelade und 60 Gläser Himbeermarmelade im Lager. Gezählt werden 68 Gläser Erdbeere und 72 Gläser Himbeere.

Bei Erdbeere fehlen 12 Gläser, bei Himbeere sind 12 zu viel. In der Summe sind es 140 Gläser, genau so viele wie im System. Statt zweimal zu buchen, lohnt der Blick in die Bewegungen: Vermutlich wurde ein Wareneingang Himbeere als Erdbeere gebucht, oder beim Versand wurde Himbeere gepackt und Erdbeere abgezogen. Wer das findet, korrigiert die Ursache und nicht nur die Zahl.

Die Jahresinventur findet Fehler, die oft Monate alt sind. Dann lässt sich kaum noch klären, wann die Ware verloren ging. Einfacher wird es, wenn Sie Hinweise auf Abweichungen sofort in eine Nachzählliste übernehmen: wenn beim Packen eine Sorte fehlt, obwohl das System noch Bestand zeigt, wenn ein Regal leer ist oder wenn eine Sorte nach einem Wareneingang auffällig hoch steht.

Diese Liste arbeiten Sie in ruhigen Momenten ab, Sorte für Sorte. Eine Nachzählung prüft genau einen Artikel und ist in wenigen Minuten erledigt. Wer so arbeitet, erlebt bei der Jahresinventur weniger Überraschungen und hat für die verbleibenden Differenzen eine Spur.

Die meisten misslungenen Inventuren scheitern an denselben Punkten:

Viele Shopify-Händler haben für Inventur und Wareneingang die App Stocky genutzt. Laut Shopify-Hilfe ist Stocky seit dem 1. September 2026 nicht mehr verfügbar. Wer ein neues Werkzeug sucht, sollte vier Fragen stellen: Kann ich mit Handscanner zählen, sehe ich vor dem Buchen die Differenzen, kommt die gezählte Menge danach in meinem Shop an, und zeigt es beim Zählen die Systemmenge an? Letzteres ist kein Ausschlussgrund, aber dann gilt die Regel aus dem Abschnitt zum Zählen: erst zählen, dann vergleichen.