Bestand von Bundles und Sets richtig berechnen

Jedes Set hat eine Stückliste: Sorte A zweimal, Sorte B einmal, Sorte C dreimal. Für jede Zeile dieser Liste fragen Sie, wie viele Sets diese eine Sorte allein hergibt. Dazu teilen Sie den verfügbaren Bestand der Sorte durch die Menge je Set und runden ab. Abrunden ist Pflicht: Ein halbes Set kann niemand versenden.

Die kleinste dieser Zahlen ist die Menge, die Sie für das Set anbieten können. Die übrigen Sorten reichen für mehr, aber ohne die knappste Sorte wird kein weiteres Set fertig. Diese Sorte nennt man die begrenzende Komponente. Sie zu kennen, ist mehr wert als die Zahl selbst: Wer nachbestellt, bestellt zuerst sie.

Eine Tee-Probierbox enthält zwei Beutel Pfefferminze, einen Beutel Rooibos und drei Beutel Kamille. Im Lager liegen 47 Beutel Pfefferminze, 31 Beutel Rooibos und 60 Beutel Kamille. Je Sorte gerechnet:

Kamille begrenzt die Box. Obwohl von Rooibos mehr als 30 Boxen gingen, bieten Sie 20 an. Nach dem 20. Versand liegen noch 7 Beutel Pfefferminze und 11 Beutel Rooibos im Regal, Kamille ist leer. Diese Reste lassen sich als Einzelartikel verkaufen, aber nicht mehr als Box.

Selten steckt eine Sorte nur in einem Set. Pfefferminze ist vielleicht auch Teil einer Geschenkbox und wird zusätzlich einzeln verkauft. Dann teilen sich drei Angebote dieselben 47 Beutel. Jedes Angebot darf von denselben 47 Beuteln ausgehen, aber nur, wenn nach jedem Verkauf alle neu gerechnet werden. Zählen Sie die Set-Mengen zusammen oder lassen Sie nach einem Verkauf bei einem Angebot den alten Stand stehen, verkaufen Sie dieselbe Ware mehrfach.

Praktisch heißt das: Jede Bewegung einer Sorte ändert die Menge jedes Sets, in dem sie steckt. Wird ein Einzelbeutel verkauft, sinkt unter Umständen die Box-Menge, obwohl keine Box verkauft wurde. Deshalb muss die Rechnung nach jeder Buchung laufen, nicht einmal am Abend. Zwischen zwei Rechnungen ist das Angebot im Shop nur so gut wie die letzte Rechnung.

Eine Aufteilung von Hand (zehn Beutel für die Box, der Rest einzeln) wirkt sicherer, verschenkt aber Umsatz: Die reservierten Beutel liegen, während der Einzelartikel ausverkauft ist. Besser ist eine Rechnung, die immer vom gemeinsamen Bestand ausgeht.

Der Bestand im Regal ist nicht der verfügbare Bestand. Zwischen Bestellung und Versand liegen Stunden oder Tage, in denen die Ware noch im Regal steht, aber schon verkauft ist. Rechnen Sie mit dem Regalbestand, bieten Sie diese Ware ein zweites Mal an.

Ziehen Sie deshalb vor der Set-Rechnung von jeder Sorte ab, was in offenen, noch nicht versendeten Bestellungen steckt. Bei Sets bedeutet das: Eine offene Bestellung über zwei Probierboxen bindet vier Beutel Pfefferminze, zwei Beutel Rooibos und sechs Beutel Kamille. Erst mit diesen Netto-Mengen rechnen Sie je Zeile.

Wichtig ist die Grenze zum Versand. Sobald eine Bestellung versendet und vom Bestand abgebucht ist, darf sie nicht mehr als offen zählen, sonst ziehen Sie dieselbe Ware zweimal ab und das Set erscheint knapper, als es ist.

Dasselbe gilt, wenn Sie mit der verfügbaren Menge aus Shopify rechnen. Laut Shopify-Hilfe zählt Ware in noch nicht erfüllten Bestellungen dort als „Zugesagt“ und ist in „Verfügbar“ schon nicht mehr enthalten. Ziehen Sie von dieser Zahl nur noch ab, was nicht als Bestellung im Shop ankommt.

Viele Händler erlauben für eine Zeile eine Ersatzsorte: Ist Kamille leer, darf Fenchel in die Box. Dann zählt der Bestand der Ersatzsorte für diese Zeile mit. Offen ist nur, wie Sie runden, und das hängt davon ab, ob Sie in einer Box mischen.

Darf eine Zeile nur aus einer Sorte bestehen (drei Beutel Kamille oder drei Beutel Fenchel, nicht zwei und einer), rechnen Sie je Sorte abgerundet und addieren danach. Bei 5 Beuteln Kamille und 5 Beuteln Fenchel sind das 1 + 1 = 2 Boxen. Dürfen Sie mischen, addieren Sie zuerst und runden dann: 10 ÷ 3 = 3 Boxen. Wer mischt, muss beim Packen aber auch gemischt abbuchen.

Beim Versand gilt eine einfache Regel: Abgebucht wird die Sorte, die in der Box liegt, nicht die Sorte aus der Stückliste. Wer immer die Hauptsorte abbucht, obwohl Fenchel eingepackt wurde, hat nach einigen Wochen Kamille im System, die es nicht gibt, und zu viel Fenchel im Regal.

Ein häufiger Aufbau: Das Set ist ein eigener Artikel mit eigener Menge, und beim Versand wird diese Menge um eins verringert. Die Set-Menge sieht dann plausibel aus, die Einzelsorten aber laufen auseinander, weil ihr Abgang nirgends gebucht wird. Spätestens bei der Inventur fehlt Ware, und niemand weiß, wann sie verloren ging.

Richtig ist der umgekehrte Weg: Das Set hat keinen eigenen Bestand. Beim Versand werden die Sorten abgebucht, die gepackt wurden, und die Set-Menge ergibt sich danach neu aus der Rechnung. Eine Ausnahme sind vorgepackte Sets, die fertig im Regal liegen. Dann ist das Set für die vorgepackten Stücke tatsächlich ein eigener Artikel, und die Sorten wurden beim Vorpacken abgebucht.

Mit der App Shopify Bundles rechnet Shopify die Bundle-Menge ebenfalls aus den Komponenten. Laut Shopify-Hilfe bestimmt das Produkt mit dem niedrigsten Bestand, wie viele Bundles verkauft werden können. Zwei Einschränkungen aus derselben Hilfeseite sind für die Praxis wichtig: Eine Komponente, deren Bestand nicht verfolgt wird, fließt nicht in die Rechnung ein, und eine Komponente mit der Einstellung „Weiterverkaufen, wenn nicht vorrätig“ wird ebenfalls ignoriert. Ein Bundle kann dann verkäuflich bleiben, obwohl eine Sorte fehlt.

Außerdem sind Bundles laut Shopify nicht mit Kaufoptionen wie Abonnements oder Vorbestellungen kombinierbar. Prüfen Sie vor dem Start, ob jede Komponente Bestandsverfolgung hat und nicht über null hinaus verkauft werden darf. Ersatzsorten und offene Bestellungen anderer Verkaufswege, die nicht über Ihren Shop laufen, kennt diese Rechnung nicht.

Die meisten Probleme mit Set-Beständen entstehen nicht in der Formel, sondern in der Umgebung. Diese Fehler treten in der Praxis am häufigsten auf:

Ob einer dieser Fehler bei Ihnen vorliegt, zeigt ein kurzer Abgleich von Hand:

Mit wenigen Sets, einem Verkaufsweg und ohne Ersatzsorten genügt oft die Rechnung in Shopify selbst, solange Bestandsverfolgung und Überverkaufsschutz an jeder Komponente stimmen. Eine Tabelle neben dem Shop taugt zum Nachrechnen, nicht zum Betrieb: Sie ist immer so alt wie ihre letzte Aktualisierung.

Sobald Sorten in mehreren Sets stecken, Ersatzsorten erlaubt sind oder dieselben Sets zusätzlich auf Marktplätzen verkauft werden, braucht die Rechnung drei Dinge, die eine Tabelle nicht leistet: Sie muss nach jeder Buchung laufen, offene Bestellungen aus jedem Verkaufsweg kennen und beim Versand die tatsächlich gepackte Sorte abbuchen. Das ist der Punkt, an dem sich eine Lagersoftware lohnt, die Sets aus Einzelsorten rechnet und das Ergebnis an den Shop meldet.